闽南师范大学声像档案管理实施细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强声像档案的管理，开发利用声像档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等有关法律、法规和文件精神，结合学校声像工作和声像档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条 本实施细则所称的声像档案，是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音、唱片、光盘、磁盘、缩微片、幻灯片等，是学校在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案具有生动形象的特点，真实地记录学校各个发展时期的面貌，对校史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要的档案资源和宝贵财富。

第三条 学校对声像档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用声像档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第四条 声像档案是档案馆全宗的重要组成部分，必须由档案馆实行集中统一管理。

第二章 声像档案的归档范围

第五条 中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的声像材料。

第六条 学校召开重大集会、重要会议、纪念活动及庆典等的声像材料,如：党代会、教代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、文艺演出会等。

第七条 历届校领导、知名专家、教授、劳模等在任职期间的工作照片、参加教学、科研等活动的声像材料。

第八条 学校各民主党派和校友会重要活动产生的声像材料。

第九条 外国领导人及外籍著名人士、各国代表团、港澳台学者来我校参观、访问交流、讲学及其他重要外事活动的声像材料。学校领导参加国内外重大公务活动产生的声像材料。

第十条 由学校主办、承办的各种全国性、国际性的学术会议和被授予荣誉学位、荣誉称号等产生的声像材料。

第十一条 反映学校过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。

第十二条 学校荣获国家、省优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养等方面产生的声像材料。

第十三条 新生开学典礼，毕业生毕业典礼,历届毕业生班级合影留念等声像材料。

第十四条 学校历届运动会盛况、参加校级以上组织的文体活动与获奖及反映学生、教职工业余生活的声像材料。

第十五条 固定资产投资项目中的基建工程地形原貌及开工、建设、竣工全过程等重要活动产生的声像材料。

第十六条 学校发生的重大事故、突发事件及重大自然灾害等的声像材料。

第十七条 合作教育项目协议签字仪式等方面的声像材料。

第十八条 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

第三章 声像档案的归档要求及立卷要求

第十九条 声像档案归档要求：

（一）归档的声像材料必须是原版、原件，要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等文字说明。（二）声像制品的装具一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（三）声像材料如有电子版，归档时应将材料刻录到光盘上或通过邮件与原件一并归档。

（四）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩法，应将相关软件一并收集、归档。

（五）用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

（六）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

（七）声像档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，由提交单位和档案馆签字后，一式二份，双方各存一份。

第二十条 声像档案立卷的质量要求

（一）组卷前要详细检查声像载体材料是否按要求收集齐全、完整，不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

（二）卷内文字材料排列顺序依据卷内的材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷美观、整齐。

（三）卷内文字材料以件为单位。每件起始页号均以"1"开始编制页号，有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的右下角，双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角，背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。

（四）拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

（五）填写卷内备考表（卷内备考表位于卷内文件材料之后）：

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2．立卷人：由组卷者签名。

3．检查人（审核人）：由部门领导审核签名。

4．立卷时间：填写立卷年、月、日。

第四章 声像档案的保管与利用

第二十一条 保管声像档案应设置专用库房和装具，做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防磁、防潮、防高温、防有害气体等。

第二十二条 声像档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45%—60%；磁性载体档案与磁场源之间的距离不得小于76mm。

第二十三条 声像档案库房应与声像档案管理人员的办公用房、阅览室分开设置，应远离可能形成磁场的电器设备、设施。

第二十四条 声像档案的保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。

第二十五条 要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次。已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和编辑。第二十六条 声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。

第二十七条 声像档案原则上只对校内单位开放，查阅声像档案须持单位介绍信，经登记和管理人员允许后可在馆内查阅。声像档案原版一般不得借出档案馆之外。校内各部门因工作原因外借声像档案时，须持本人单位介绍信，经分管该部门工作的领导签字同意后，并由档案馆领导批准后方可限期外借，用后及时归还。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十八条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

第五章 声像档案管理职责

第二十九条 学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责，由兼职档案员及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为己有。

第三十条 档案馆从事声像档案管理的工作人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。确保档案的完整、准确、系统和安全。

第三十一条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、外事等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。

第三十二条 对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。

第六章 附 则

第三十三条 本实施细则自公布之日起执行，本实施细则由学校办公室授权档案馆负责解释。