闽南师范大学文件

 

 

 

 

闽南师大〔2018〕32号

 

 

闽南师范大学关于印发

《闽南师范大学档案管理办法》的通知

 

校内各单位：

经研究，现将《闽南师范大学档案管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

 

 

                                     闽南师范大学

                                     2018年1月24日

 

       

 

闽南师范大学档案管理办法

 

第一章  总  则

第一条 为提高我校档案工作水平，更有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等文件的规定，结合我校实际情况，制订本办法。

第二条 本办法所称档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 闽南师范大学档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，学校档案实行统一管理和提供利用。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将这项工作纳入学校整体发展规划。学校各单位在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第二章  领导体制、机构和职责

第五条 学校档案工作由校长领导，一名校领导分管档案工作。分管档案工作的校领导协助校长完成以下职责：

（一）贯彻落实国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）加强对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位按规章制度的要求做好本单位的档案工作；

（三）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费，促进档案信息化、数字化建设与学校其他工作同步发展，为档案工作创造良好的条件；

（四）主持全校档案工作会议等重大活动，研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其它重大问题，审批档案材料的销毁报告。      

第六条 学校成立档案工作委员会统筹全校档案工作。档案工作委员会由学校分管档案工作的校领导担任主任，由党委（校长）办公室主任和档案馆馆长担任副主任，各立卷及归档单位负责人担任委员。档案工作委员会的职责是：

（一）贯彻执行国家和地方及上级部门关于档案工作的政策法规，统筹协调全校档案工作；

（二）审查学校档案工作发展规划、工作计划及总结，研究决定学校档案工作重大事项；

（三）检查、监督、考核、评估和奖励校内各单位档案工作执行情况。

档案工作委员会下设办公室，负责协调、处理日常相关事务，办公室挂靠档案馆，由档案馆馆长兼任档案工作委员会办公室主任。

第七条 学校设立档案馆集中统一管理和提供利用全校档案，并在职责范围内对学校各单位档案工作进行业务指导、监督和检查。学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门和档案工作委员会的执行机构、是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。

第八条 档案馆的管理职责是：

（一）宣传贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的法律法规、方针政策，综合规划全校档案工作。

（二）拟订学校档案工作的规章制度和业务规范，并负责贯彻落实；加强对校内各单位档案工作进行监督、指导和检查。

（三）负责学校档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、检索、保管以及利用学校各类档案及有关资料。

（四）参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。

（五）组织编制档案检索工具,编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（六）组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作。

（七）负责组织全校档案工作人员的业务培训工作。

（八）开展档案宣传工作、咨询活动和利用者教育活动，提高全校师生的档案意识。

（九）组织开展档案学术研究和业务交流活动。

（十）参加档案信息工作的整体化建设，开展协作，进行档案信息交流。发挥档案的教育职能，为学校开展校史、校情教育服务。

（十一）严格执行保密制度。

（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

第九条 档案工作是学校各单位重要的基础性工作之一，各单位应将档案工作贯彻落实到日常工作中，纳入职责范围。各单位负责本单位档案的收集、整理、归档和向档案馆移交档案等工作。各单位档案工作的基本职责如下：

（一）执行学校档案工作管理规定，接受档案馆的业务监督和指导，完成档案馆下达的档案工作任务；

（二）建立健全本单位档案工作的规章制度；

（三）负责本单位档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、统计、保管、保护和向档案馆移交档案等工作；

（四）组织档案管理人员参加档案工作业务培训、开展档案学术研究和业务交流；

（五）严格执行保密制度，做好本单位保密资料的管理工作；

（六）发挥档案的教育职能，为学校开展校史校情教育服务。

第十条 档案馆应配备专职档案工作人员。其编制人数由学校根据档案数量和工作任务确定并调整。专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，保证他们在职称、职级和工资福利上享受学校教学、科研管理人员同等待遇。

第十一条 专职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，并承担以下职责：

（一）做好档案的各项业务工作，落实档案工作各项规章制度和计划；

（二）监督、指导、检查、协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作；

（三）按照档案工作规范要求，做好所管各类档案的接收、整理、编目、保管、利用、统计、鉴定等各项工作；

（四）对归档材料按规范化要求进行整理、分类编号、编目和排架，做到馆藏组织合理，编目清楚；

（五）按档案保护规定做好库房管理工作，确保档案材料完整、安全；

（六）编制完善检索工具，熟悉馆藏，积极主动提供利用，提高档案查准率、查全率和检索速度；

（七）掌握各类档案的收进、整理、利用、移出、销毁等各种数据，按档案管理的要求定期进行统计和分析；

（八）积极开展档案的编研工作；

（九）遵守党和国家有关保密的规定，保证涉密档案的安全，维护国家和学校的合法权益；

（十）积极参加档案理论研究和各种学术活动，不断提高业务水平和工作质量。

第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第十三条 学校各单位应有一名负责人分管本单位的档案工作。各单位分管档案工作的领导的职责是：

（一）领导、督促本单位教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入部门的议事日程和有关科室及人员的职责范围；

（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助档案管理人员解决工作中的实际困难。

（三）督促检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。

（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。

第十四条 各单位应指定一人作为部门档案员，承担本单位档案工作。部门档案员的职责是：

（一）认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，钻研业务，提高档案素养；

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用；

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查；

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向档案馆移交档案；

（六）应建立健全相应的科学管理制度，对按照规定无需向档案馆移交或暂末移交本单位的档案材料应当进行规范管理，确保档案材料安全，并积极提供利用。

第十五条 各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第三章  档案管理

第十六条 闽南师范大学档案管理实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。应建立和完善单位和课题组立卷归档制度，并纳入相关人员的职责范围。

第十七条 学校各单位的档案材料必须按照规定向档案馆移交。

第十八条 学校对重大科研成果和基本建设工程等项目进行鉴定、验收时，有关业务主管单位应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。

第十九条 学校重大活动档案管理实行登记制度，由活动组织承办的归口单位、课题组或临时机构按照档案材料的归档范围单独立卷归档。

第二十条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第二十一条 学校各单位负责档案工作的部门档案员应当按照归档要求，组织本单位相关人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位分管档案工作的领导检查后向档案馆移交。档案馆负责指导立卷工作，进行质量检查。

第二十二条 档案馆应根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。各类文件材料的管理办法及具体归档范围、工作规范等由档案馆根据我校实际情况牵头制定。档案馆档案材料的归档范围是:

（一）文书档案：主要包括党群部门、行政职能部门在管理中形成的文件材料，也包括其它门类档案的综合部分。其中党群类主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。行政类主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（二）教学档案：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，以及我校研究生、本专科生、成人教育等各类学生在校期间的学籍档案材料。

（三）科研档案：主要包括我校科学研究、科研项目、科技实践等活动中产生的文件材料。以及学校在产学研过程中形成的文件材料、产品生产类的样品或者样品照片、录像等。

（四）基建档案：主要包括我校基本建设管理和项目建设中形成的各类基建项目工程文件材料。

（五）设备档案：主要包括在仪器设备管理中形成的材料、各种国产和国外引进的贵重仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）出版物档案：主要包括我校自行编辑出版的校报、学报、其它学术刊物及本校编印的出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等、我校校内编印的各种内部报刊、宣传资料、在校教职员工以闽南师范大学名义出版的著作等。

（七）外事档案：主要包括学校对外招生；与海外华侨华人、港澳台同胞往来；派遣有关人员出席在国内外举办的国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

（八）会计档案：主要包括学校各单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告及其他有关会计资料等。

（九）声像档案：主要包括学校在各项重大活动中形成的照片、录像带、录音带、光盘、磁盘等载体的声像资料，以及学校历年的各类毕业生的集体照、反映校园风光、校园生活、学校人物等各种载体的声像资料。

（十）实物档案：主要包括学校在各种重大活动、外事活动、校际交流、和其它活动中接受的具有纪念意义和保存价值的题词、书画、礼品，也包括学校在办学过程中自然保留下来的具有校史纪念意义的各种实物、机构变化所废止的印鉴等。

（十一）一些不属上述归档范围的档案材料，应以专题形式予以归档。

第二十三条 根据学校具体情况，在个别立卷及归档单位中利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室进行二级管理，单独保管。分室是学校档案管理的分支机构，其日常业务受档案馆指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

学校的学生档案、学生资助档案、成人教育学籍档案实行档案分室二级管理。由相应的立卷及归档单位独立管理,档案馆负责业务指导、培训、监督和检查。学生档案由学生处学生档案室负责管理，学生资助档案由学生处资助中心负责管理，成人教育学籍档案由继续教育学院负责管理。

第二十四条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合国家有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布电子文件归档与管理规范执行。档案入库要做好整理、分类、鉴定和编号。

第二十五条 学校档案材料的归档时间和接收手续为：

（一）学校各党政职能部门和按年度归档的单位应当在次学年6月底前归档；

（二）各学院等教学单位和能按学年度归档的单位应当在次学年寒假前归档；

（三）科研部门的科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建部门的基建类档案原则上应当在项目完成后三个月内归档，特殊情况经申请可延长到六个月内归档；

（五）重大活动的组织承办单位在活动结束后一个月内，向档案馆报送重大活动档案目录，三个月内向档案馆移交符合规定的全部档案资料(含声像、图表与实物等)。

（六）形成人事档案、学生档案材料的单位应按要求在材料形成后的一个月内送交人事档案室、学生档案室归档。

（七）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

第二十六条 档案的保管应当积极采用先进的档案保护技术和手段，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十七条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立健全有关规章制度，明确管理职责。

第二十八条 档案馆应依据国家档案局对文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，确定我校相关档案保管期限，形成制度并严格执行。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁任何档案。对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第二十九条 要做好档案的统计工作，建立健全档案统计年报制度，并按照国家有关规定填报档案工作基本情况统计报表。

 

第四章  条件保障

    第三十条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。应当设立档案建设专项经费，为档案工作配置档案管理现代化、档案数字化、信息化所需的设备设施，加快推进数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三十一条 切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。档案的保管必须按照国家关于档案馆的建设标准配置专用的、符合档案管理要求的档案库房，存放涉密档案应当设有专门库房。档案库房应当配置恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物等必要设施。

 

第五章  档案的保管与利用

第三十二条 学校档案馆要做好各类档案整理分类、编号和排列。分类方法见《闽南师范大学档案实体分类办法》。

第三十三条 档案的保管

（一）每年进行一次馆藏档案的清理核对检查工作，做到帐物相符，对破损或变质的档案要及时修复或复制。

（二）按《闽南师范大学档案库房管理规定》及《闽南师范大学档案馆安全防火规定》，做好日常档案库房的管理，保证档案的安全、完整。

（三）对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第三十四条 档案鉴定与销毁

（一）依据《闽南师范大学文件材料归档范围和档案保管期限表》的规定，对已保管期满的档案进行认真的审核、鉴定。

（二）严格执行档案鉴定销毁制度，详见《闽南师范大学档案鉴定销毁程序》。

（三）严格执行有关保密规定，应由档案馆和有关部门共同派员监销，监销人应在档案销毁清册上签字。

（四）档案工作人员要做好鉴定、销毁的善后处理工作，将销毁的档案从目录中注销，调整排放顺序。

第三十五条 档案统计

（一）档案统计应做到及时、准确、科学。

（二）每年进行一次档案统计，在次年第一个月内完成，统计内容：

1.档案基本结构情况，包括档案种类、数量。

2.档案利用情况，包括档案利用人次、利用数量、利用效果、查全率、查准率。

3.档案库房建设及档案设备情况 。

4.档案工作人员（含部门档案员）情况。

（三）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十六条 档案的利用

（一）对于符合开放利用条件的档案，应严格执行《闽南师范大学档案查（借）阅暂行规定》和《闽南师范大学档案保密规定》，设立专门的阅档室，做好档案的利用工作。

（二）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。 

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

（四）学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案馆负责人批准。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

（五）学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。

第三十七条 档案馆应采取多种形式做好可开放档案的利用工作，如汇编档案信息资料（编研工作）、举办档案展览、陈列等，积极发挥档案资源的作用，为学校的各项工作服务。

 

第六章  考核、奖励与处罚

第三十八条 学校及校内各单位、各部门应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和档案工作人员的岗位职责。对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案馆捐赠档案者，经档案馆报请学校予以奖励。

第三十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定予以处罚。有下列行为之一的，学校应当对有关单位进行通报批评，对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者个人将其在职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规行为的。

 

第七章  附  则

第四十条 各类档案管理的实施细则和工作规范由档案馆会同有关部门具体制定。

第四十一条 本办法自颁发之日起执行，由档案馆负责解释。原漳州师范学院2011年6月13日印发的《漳州师范学院档案管理暂行办法》（漳师院〔2011〕105号）同时废止。

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                             

闽南师范大学办公室                   2018年1月26日印发